En entreprise, il est question, la plupart du temps, d’assurer la gestion de documents assez sensibles. En effet, la collaboration avec des clients ou des partenaires génère des données confidentielles dont il faudrait garantir la protection. Cependant, pouvoir sécuriser ces données est l’un des problèmes majeurs que rencontrent la plupart des entreprises. Si la vôtre est dans la même situation, vous êtes au bon endroit. Découvrez dans cet article deux mesures efficaces pour la sécurisation des documents en entreprise.
Plan de l'article
Opter pour la numérisation de vos documents
Le papier a longtemps été le support sur lequel les entreprises sauvegardent leurs informations, qu’elles soient confidentielles ou non. Il a d’ailleurs bien joué ce rôle et continue même aujourd’hui d’être la solution clé de certaines entreprises. Cependant, avoir la totalité de ses données sensibles sur des documents peut constituer un véritable risque. En effet, le document papier fait preuve d’insécurité en ce sens qu’un étranger peut y accéder sans y être autorisé. Aussi, un employé mal intentionné peut-il profiter de son statut et mettre vos concurrents en possession de vos plus grands secrets. Vous pouvez également être victime d’une intrusion due à la négligence du personnel. Une inondation ou un incendie pourrait mettre en péril toute la documentation essentielle à la survie de votre société. Ainsi, vous devez savoir qu’un document n’est jamais à l’abri des risques internes et externes.
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Que faire alors pour assurer la sécurisation de vos documents ? Il n’est plus à démontrer que le numérique s’est répandu dans tous les domaines d’activité. Par conséquent, les solutions qu’il propose aux entreprises en ce qui concerne la sécurité de leurs données sont perçues comme étant les meilleures. Vous pouvez par exemple faire usage des logiciels de dématérialisation de documents. Il existe aussi des sociétés comme archipels qui sont en mesure de vous aider à sécuriser vos documents en ligne. Avec cette nouvelle approche de gestion électronique, vous pouvez aisément détruire les documents papier ou les stocker hors du cadre professionnel.
Restreindre l’accès aux logiciels
En ce qui concerne vos documents, il ne s’agira pas de procéder à leurs dématérialisations et de vous en arrêter là. Pour en assurer une bonne sécurité après avoir opté pour des logiciels de dématérialisation, l’idéal serait d’y restreindre l’accès. En effet, si malgré le changement du support, de nombreuses personnes y ont toujours accès et manipulent à leurs guises vos données sensibles, vous encourez continuellement des risques. Pour ce faire, commencez par soumettre l’accès à ces données à l’utilisation de mots de passe. Ensuite, il est impératif que vous limitiez le personnel qui pourra accéder aux informations classées confidentielles.
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Une fois le personnel accédant aux zones sensibles réduit et connu, mettez en place une nouvelle politique. Ici, il sera question de procéder aux cryptages de vos documents PDF et de créer des certificats qui serviraient à les ouvrir.
Enfin, si vous accordez les droits d’accès à un nombre important d’employés, vous accentuez les risques de mauvaises manipulations. Dans le sens inverse si vous en limitez trop, des tâches pourront être inaccomplies. Trouvez donc un juste équilibre.
Mettre en place une politique de gestion des mots de passe robuste
La sécurité de vos documents ne se limite pas seulement à restreindre l’accès aux logiciels, mais aussi à mettre en place une politique de gestion des mots de passe robuste. En effet, les mots de passe sont souvent la première ligne de défense contre les intrusions et les cyberattaques.
Pour commencer, il est crucial d’éviter l’utilisation de mots de passe simples ou évidents tels que ‘123456’ ou ‘motdepasse’. Optez plutôt pour des combinaisons complexes comprenant des lettres majuscules et minuscules, des chiffres et des caractères spéciaux.
Il est recommandé d’utiliser un mot de passe unique pour chaque compte ou système auquel vous avez accès. Cela réduit considérablement le risque qu’un pirate informatique puisse accéder à plusieurs comptes en utilisant simplement un seul mot de passe compromis.
Utiliser un système de sauvegarde régulière et sécurisée
Utiliser un système de sauvegarde régulière et sécurisée est une autre mesure essentielle pour assurer la sécurité de vos documents en entreprise. Les perturbations indésirables, telles que les pannes matérielles, les erreurs humaines ou les attaques malveillantes, peuvent entraîner des perturbations importantes dans votre activité quotidienne et la perte définitive de données précieuses.
Pour éviter ces désagréments, pensez à bien utiliser des supports externes tels que des disques durs externes ou encore le cloud.
Il est recommandé de choisir un système automatisé qui permettra à vos employés de ne pas avoir à se souvenir continuellement d’effectuer manuellement leurs sauvegardes.
